一、概要
1.1用户现状
由于物流快递服务范围日趋扩大及服务能力的日趋提升，物流快递业呈现可喜的增长势头；随着物流快递业务的蒸蒸日上，办理业务所产生的纸质文件也急剧增加，从而导致各揽投部的快递单电子化索引录入人员工作不堪重负，各揽投部在扩大索引录入人员队伍的同时，也急剧加大了运营成本。按照现在的快递单据处理量并考虑到以后工作量的弹性增加，传统的纸质文档管理方式明显不能满足邮政快递业务发展的需要，急需建立一套完整的、自动化的、扩展性强的运单信息管理系统。
1.2需求背景
索引录入任务重：每个揽投部每天需要做索引录入的快递单据少则几百张，多则上千张，任务非常重。
索引录入任务急：为了保证快递业务正常运转，工作人员必须在当天完成快递单索引录入工作，导致工作人员经常加班到深夜。
人力成本严重浪费：为了保证快递单索引录入工作在当天完成，各揽投部必须投入人力尽可能充足。由于揽投部的数量大，物理位置分散，无法做集中索引录入，人力资源无法有效集中利用。
索引录入效率低：工作人员需对着纸质真实单据做索引录入，注意力需在电脑屏幕和纸质单据中频繁切换，需从密密麻麻的纸质单据内容中定位关键字段信息，录入效率非常低且极易出错。
手工整理快递运单：每录完一张快递运单，需整理后才能接着录下一张快递运单的索引信息，严重影像了工作的连续性。扫描过的运单如果不及时整理容易被丢失。
查单效率低下：查询源起于客户对某笔快递业务存在疑问，需要查看原始快递运单；或者邮政工作人员在索引录入环节出错，导致快递无法被投递等等都需要查看原始的运单来定位出错的原因。
1.3系统设计目标
集中扫描识别，提高录入工作效率
使用高速扫描仪集中扫描，并通过先进的OCR识别引擎集中识别关键信息和条码，加快业务处理速度和减少处理时间，消除现有工作方式下的作业瓶颈。各揽投部只需要对纸质运单扫描并上传到总部，由总部统一识别索引并进行管理。
◆ 降低索引录入成本
粗略估算，对于一个有1500个揽投部的物流公司，以平均每个揽投部已投入两个扫描录入人员为例，该方案大概能为客户节省成本近四千万，降低成本接近48%。具体计算方法参见“实施成效”分析。
◆ 科学的流水线工作机制
每张单据的索引录入工作都要经过扫描、图像检查、索引录入、发布等四个环节，充分利用人力资源有效提高生产率。
◆ 完善的工作量统计以及错误追踪机制
管理层普遍都会关心如何对工作人员进行合理的绩效考核，结合客户实际情况，对每位工作人员的工作量进行实时统计；提供错误追踪功能，当出现数据有误时，能够追踪到是哪位录入人员工作失误所致。
◆ 降低存储和管理的成本
传统的处理方式与文档资料的保存、管理相关的劳动成本、存储空间（如档案库房）的成本在不断增加，使用赞华运单采集管理系统，降低了对存储空间的要求，大大减轻了档案工作人员的工作量，提高了日常管理效率。
◆ 文档资料实时共享
不同地区可跨地域进行文档资料的处理和查询。